Waarvoor gebruik je deze pagina?
Wanneer een beller iets wil wat de assistent niet zelf afhandelt, zoals terugbellen, een afspraak verzetten of een vraag over een factuur, legt de assistent dat vast als notitie. Onder Werkstroom > Notities zie je al die verzoeken bij elkaar, met de gegevens van de beller en een link naar het gesprek. Je werkt ze af door de status te wijzigen.
Zo werkt het
- 1Open Notities
Kies Werkstroom > Notities in het menu. Bovenaan filter je op status (Alle, Open, Terugbellen, Afgehandeld of een eigen status) en op het type verzoek. Met het zoekveld zoek je op naam, telefoonnummer of tekst.
Filter op status of type, of zoek op naam of nummer. - 2Bekijk de notitie
Elke notitie toont de beller, het tijdstip en wat er is gevraagd. Met Bekijk gesprek open je het bijbehorende gesprek en transcript.
- 3Wijzig de status
Klik op de statusbadge van een notitie en kies de volgende status. Kies je Terugbellen, dan plan je direct een datum en tijd. Je krijgt dan een kwartier van tevoren een melding.
Via de statusbadge zet je een notitie op Terugbellen of Afgehandeld. - 4Bekijk geplande terugbelmomenten in de agenda
Schakel rechtsboven van Lijst naar Agenda. Je ziet dan per dag welke terugbelmomenten gepland staan en welke te laat zijn.
- 5Voeg zelf een notitie toe of pas er een aan
Met Notitie leg je zelf een verzoek vast, bijvoorbeeld na een gesprek dat je zelf hebt aangenomen. Via het potlood op een notitie wijzig je gegevens; via de prullenbak verwijder je hem definitief.
Eigen statussen
Naast Open, Terugbellen en Afgehandeld kun je eigen statussen maken, bijvoorbeeld Spoed of Aanmelding. Open Statussen naast de filters, geef de status een naam en kleur en kies hoe lang notities met die status zichtbaar blijven.
Goed om te weten
- Welke gegevens de assistent bij een verzoek vraagt, stel je in bij AI-assistent > Notities & terugbelverzoeken.
- Notities blijven standaard 14 dagen zichtbaar. Per status kun je dat korter zetten.
- Werk je met meerdere locaties en staat het menu op Alle locaties, dan zie je de notities van al je locaties bij elkaar, met de locatie erbij.